Persondatapolitik for behandling og beskyttelse af personoplysninger i:
Udflytterbørnehaven Høbjerg
Sandbjergvej 42, 2950 Vedbæk
CVR: 54056028
Persondatapolitikken tjener til formål at sikre, at institutionen beskytter sine personoplysninger i overensstemmelse med reglerne for behandling af personoplysninger, som træder i kraft den 25. maj 2018.
Udflytterbørnehaven Høbjerg behandler personoplysninger om ansatte, børn, forældre og kontakter til eksterne leverandører. Vi har udarbejdet en fast procedure over behandlingen af personoplysninger i institutionen, som skal sikre, at vi overholder reglerne om beskyttelse af personoplysninger.
Personoplysningerne er en forudsætning for, at forældre kan opskrive børn til institutionens venteliste og for, at institutionen kan indgå ansættelseskontrakter med medarbejderne, samt kontrakter med eksterne leverandører.
Personoplysningerne behandles og arkiveres i forbindelse med personaleadministration, stamdata for børn, stamdata for forældre og evt. andre kontrakter. Behandlingen af persondata i Udflytterbørnehaven Høbjerg er lovlig, idet den enten beror på aftale, lovhjemmel eller samtykke.
Udflytterbørnehaven Høbjerg benytter ikke personoplysningerne til andre formål end dem, der hører med til at drive en selvejende daginstitution i forhold til de gældende lovregler.
Udflytterbørnehaven Høbjerg indsamler ikke flere personoplysninger end nødvendigt i forhold til opfyldelse af formålet.
Institutionen har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger med følgende sikkerhedsforanstaltninger:
- Personoplysninger opbevares i fysiske mapper, der er placeret på aflåst kontor eller i aflåste skabe.
- Personoplysninger opbevares i IT-systemer og på serverdrev. Alle computere har adgangskode, og medarbejderne må ikke overlade deres adgangskoder til andre. Computere skal altid have installeret firewall og antivirusprogram, der løbende opdateres.
- Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang til de registrerede personoplysninger, har adgang hertil enten fysisk eller gennem IT-systemer med rettighedsstyring.
- Personoplysninger opbevares ikke længere, end hvad der er nødvendigt for formålet med behandlingen.
- Personoplysninger for medarbejdere slettes, når medarbejderens ansættelsesforhold ophører i institutionen.
- Personoplysninger for børn og forældre slettes, når barnet er stoppet i institutionen.
- Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering.
- Alle medarbejdere skal modtage instruktion i, hvad de må gøre med personoplysninger, samt hvordan personoplysninger skal beskyttes.
Udflytterbørnehaven Høbjerg benytter udelukkende databehandlere, der stiller de fornødne garantier for, at de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af persondatarettens krav. Alle databehandlere underskriver en databehandleraftale forinden behandlingen iværksættes.
Institutionen varetager den registreredes ret til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning, samt orienterer de registrerede om institutionens behandlinger af personoplysninger.
I tilfælde af brud på persondatasikkerheden, anmelder institutionen hurtigst muligt – og inden for 72 timer – bruddet til Datatilsynet. Institutionslederen – eller i dennes fravær en anden udpeget personer ansvarlig for, at dette sker. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer, det vedrører og, hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer, samt hvordan institutionen har eller vil afhjælpe bruddet. I tilfælde, hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem institutionen behandler personoplysninger, vil institutionen endvidere underrette disse.
Persondatapolitikken gennemgås og evalueres fremadrettet hvert år, ligesom der årligt fastsættes en bestemt slettedag, hvor alle institutionens persondata gennemgås og hvor der slettes persondata, der af den ene eller anden grund ikke længere opfylder sit formål i henhold til vores beskrivelse af institutionens håndtering af persondata.
Herved vedtaget på bestyrelsesmøde den 29 oktober 2019
• Tilføjelse 3. December 2019:
o Opbevaring af data og billeder fra tidligere børn revideres og slettes årligt i september, med deadline ved første bestyrelsenmøde efter sommerferien.